Prezes Urzędu Ochrony Danych jednoznacznie określił warunki przekazywania danych o wysokości stawek odprowadzonych na rzecz związków zawodowych przez poszczególnych pracowników.
Analizując tę kwestię, warto przypomnieć, że zgodnie z art. 331 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, pracodawca, na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą osoby wykonującej pracę zarobkową, jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia tej osoby składkę związkową w zadeklarowanej przez nią wysokości. Jest również zobowiązany, by kwoty pobranych składek związkowych przekazywać niezwłocznie na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wskazany przez zakładową organizację związkową.
Wydaje się, że do niezbędnych informacji, o których mowa powyżej, należy również zaliczyć to, czy dana osoba opłaciła składkę członkowską, czy też nie. W związku z tym pracodawca może przekazać do związku zawodowego listę wymienionych z imienia
i nazwiska osób wraz z informacją, czy składka członkowska została odprowadzona. Co zaś do udostępnienia informacji o wysokości odprowadzonej składki, to istotny jest sposób jej ustalania. Jeżeli składka jest stała i jednakowa dla wszystkich członków, to pracodawca na żądanie związku zawodowego powinien przekazać mu listę zawierającą imię i nazwisko pracownika wraz z wysokością opłaconej składki.
Jeśli jednak wysokość składki jest określana jako konkretny procent od wysokości wypłacanego wynagrodzenia, to jej ujawnienie może pośrednio doprowadzić do ujawnienia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika, a więc danych, do pozyskiwania których
związek zawodowy nie jest uprawniony. W tej sytuacji podstawą uprawniającą pracodawcę do przekazania związkowi zawodowemu imienia i nazwiska pracownika wraz z wysokością odprowadzonej w jego imieniu składki może być zgoda osoby, której dane dotyczą.